Entre les sonneries des uns, les nouvelles idées des autres, votre réunion semble ne pas prendre le bon chemin, en tout cas le chemin que vous aviez prévu...

Une réunion réussie est une réunion qui a atteint ses objectifs. Alors comment retenir l'attention de son équipe? Comment faire participer et intéresser son auditoire? Comment bien cadrer sa réunion pour que chacun puisse en sentir les bénéfices et l'intérêt? Retour sur 4 leçons de base à retenir pour être un intervenant et un leader efficace.

• Leçon N°1: Rappeler la raison d'être de la réunion:

Cela peut veut paraître logique, mais combien d'entre vous bâcle cette étape pourtant essentielle pour démarrer une réunion... La raison d'être d'une réunion, cela correspond aux sujets que vous allez traiter avec votre équipe : c'est ce qu'on appelle l'ordre du jour. "Présentez l'objet de la réunion en une seule phrase, puis rappelez le contexte, l'enjeu, les points de l'agenda sur lesquels vous attendez des retours de la part des membres de votre équipe. Nommez les personnes impliquées et ce qu'elles sont censées apporter comme contribution spécifique lors de la réunion." Envie d'entreprendre.com
En clair, l'ordre du jour est un véritable fil conducteur qui apportera de la structure et un cadre aux membres de votre équipe. Cela leur permettra également de préparer leur intervention et de poser leurs questions au bon moment. Bien évidemment qui dit ordre du jour, dit compte rendu à réaliser après la réunion, afin de revenir sur les points qui ont été traités et rappeler ce qui a été décidé.

• Leçon N°2: Faire parler son équipe

Parler c'est bien, faire parler c'est mieux. Dans la vie de manière générale, n'avez vous pas l'impression de vous sentir plus impliqué lorsque l'on vous fait participer? Et bien c'est la même chose pour votre équipe lorsqu'elle est présente à votre réunion. Ne considérez pas ses membres comme des spectateurs mais plutôt comme des acteurs et des acteurs utiles, intéressants, qui vous mettront sur des pistes auxquelles vous n'aviez pas pensé, bref, ils pourraient bien se révéler être vos futurs sujets d'inspiration! Attention à ne pas vous laisser déborder en leur laissant des moments bien spécifiques pour s'exprimer, en leur demandant par exemple régulièrement s'ils ont des questions.

• Leçon N°3: La priorité des sujets

Les points qui ont le degrés d'importance le plus élevé ou qui vont susciter le plus d'échanges devront être traités en priorité. "Sinon, ces points seront traités à la va-vite en fin de réunion et le risque qu'aucune décision ne soit prise est alors très élevé." Journaldunet.com

• Leçon N°4: Respecter le temps

Commencer à l'heure et finir à l'heure est plus important qu'il n'y paraît. Votre capacité à respecter le temps, vous permettra non seulement d'éviter de vous égarer et donc d'ennuyer les membres de votre équipe, mais également d'être plus percutant et plus efficace en montrant à votre auditoire que vous savez atteindre les objectifs que vous vous étiez fixés.
Et pour réussir à respecter le temps que vous avez annoncé, il vous faudra éviter tous les éléments qui pourraient perturber et déranger la réunion. Faites éteindre les téléphones, faites taire les bavardages, si un conflit apparait, ne prenez pas partie et régler le problème après la réunion si celui-ci ne concerne pas les autres membres de l'équipe.

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"Vous n'avez jamais conduit de réunion, devez en conduire occasionnellement, et vous vous sentez démuni devant cette tâche difficile. Ou vous avez déjà de l'expérience dans ce domaine, mais vous souhaitez améliorer votre pratique. En vous indiquant précisément quelles procédures, quelles attitudes et quels comportements adopter, ce guide d'autoformation vous permettra de vous sentir de plus en plus à l'aise dans votre rôle d'animateur de réunion"